Email tiếng Nhật thương mại (business email) có khác gì so với trong tiếng Anh hay tiếng Việt không? Nhiều bạn cứ nghĩ rằng viết email tiếng Nhật sẽ rất phức tạp, và vô cùng khó khăn. Có đúng vậy không? Hãy cùng Công ty XKLĐ Nhật Bản đi tìm hiểu về vấn đề này nhé!
- 5 bài hội thoại tiếng Nhật cơ bản mỗi ngày (phần 1)
- 5 bài hội thoại tiếng Nhật cơ bản mỗi ngày (phần 2)
- 5 bài hội thoại tiếng Nhật cơ bản mỗi ngày (phần 3)
Đầu tiên, hãy cùng tham khảo một email tiếng Nhật thương mại mẫu dưới đây:
件名： 本日のお礼
本文：
株式会社ワサビ 山田 武様
いつもお世話になります。
合同会社 暖の松本です。
は貴重なお時間をありがとうございました。
まだまだ課題が残っておりますが、
御社のお役に立てるよう今後も尽力して参ります。
どうぞ今後ともよろしくお願いいたします。
取り急ぎ、本日のお礼のみで失礼いたします
3296-3
TEL: +81-99-9999-9999
Email: info@wasabi-jpn.com
URL: http://www.wasabi-jpn.com/”
Bài dịch
Tiêu đề: Cám ơn ngài đã dành thời gian cho hôm nay
Thân bài:
Gửi anh Yamada của công ty TNHH Wasabi
Chúng tôi cám ơn sự giúp đỡ của anh trong thời gian qua.
Tôi là Matsumoto từ công ty TNHH Dan.
Cám ơn anh đã dành thời gian cho ngày hôm nay.
Tuy vẫn còn một chút vấn đề, nhưng chúng tôi sẽ cố gắng đóng góp hết sức cho quý công ty.
Trên đây là đôi dòng bày tỏ sự cảm kích (của chúng tôi) cho ngày hôm nay.
―――――――――――――――――
Dan LLC. Dan Matsumoto
3296-3 Honkojimachi, Shimabara, Nagasaki, Japan
TEL: +81-99-9999-9999
Email: info@wasabi-jpn.com
URL: www.wasabi-jpn.com
Với email tiếng Nhật thương mại trên, có thể thấy điểm khác biệt nhất đó là bạn phải xuống dòng khi mỗi câu chứa khoảng 15 đến 25 ký tự. Còn lại cấu trúc, và nội dung đều mang tính chất tương tự.
Một email tiếng Nhật cơ bản thường có 3 phần sau đây:
– Phần mở đầu email : người viết chào hỏi, giới thiệu về bản thân mình và nêu rõ lý do viết email
– Phần nội dung email: đây là phần chính và là nội dung của email, mà người viết muốn trao đổi, thảo luận,…với người nhận
– Phần kết thúc email: chào hỏi, bày tỏ thiện chí và ký tên
I.Phần mở đầu email tiếng Nhật thương mại (前文)
Phần 前文 của email sẽ bao gồm : 「宛名」 + 「挨拶」 + 「自己紹介」 ＋「趣旨」
✔「宛名」 ( thông tin người nhận email)
Phần 宛名 bao gồm 会社名 ＋部署名 + 氏名 +様
✔「挨拶」 ( lời chào hỏi)
Tùy vào mối quan hệ và tình trạng trao đổi với người nhận mà dùng những phrase
khác nhau, như: お疲れ様です、お世話になっております、初めまして、お久しぶりです、。。。
✔「自己紹介」 ( tự giới thiệu )
Cho dù bạn đã trao đổi email với người nhận nhiều lần trước đó, và bạn đã setting phần
thông tin người gửi đầy đủ như ở trên, thì việc xưng tên trong 前文 cũng là manner bắt
buộc. Nó bao gồm : 会社名 ＋ 部署名 ＋氏名
✔「趣旨」 ( sơ lược nội dung, lý do gửi email)
◆ LƯU Ý KHI VIẾT 「宛名」
- Hãy viết phần 宛名 này ở ngay dòng đầu tiên của email.
- Trong trường hợp người nhận là người của công ty khác, hãy viết thông tin
của họ đầy đủ theo dạng : 会社名 ＋部署名 + 氏名 +様 - Tuyệt đối ko viết tắt tên công ty người nhận dạng (株） hay (有）.
Hãy viết đầy đủ ◍◍株式会社 hoặc ▲▲有限会社 - Không dùng 御中 kiểu dạng như : ◍◍株式会社御中 ｘｘ様
Vì khi tên của cá nhân được viết liền tiếp sau tên công ty + phòng ban thì
ko sử dụng 御中
Ví dụ ： 株式会社みどり 人事部 山本様
◆ LƯU Ý KHI VIẾT 「挨拶」
- Các câu chào hỏi dùng trong phần này thường là các phrase được quy ước sẵn,
và tùy thuộc vào mối quan hệ giữa người nhận- người gửi, cũng như tình trạng
trao đổi thông tin giữa họ mà các mẫu câu được sử dụng cũng khác nhau
Một số ví dụ : 「お疲れ様です」 dùng khi email cho người cùng công ty. 「お世話になっております」 được dùng phổ biến khi gửi cho người ngoài công ty. 「こんにちは」 dùng khi người gửi và người nhận có mối quan hệ thân thiết 「初めまし」 dùng khi gửi email lần đầu「お久しぶりです」 hoặc 「ご無沙汰しております」 dùng khi lâu rồi mới liên lạc 「ご返信ありがとうございます」 khi nhận được thư trả lời từ người mình liên lạc lần đầu
◆ LƯU Ý KHI VIẾT 「自己紹介」
- Tự giới thiệu là một manner tối thiểu cần bảo đảm khi gửi business email.
- Phần này bao gồm :会社名 ＋ 部署名 ＋氏名
- Ngoài ra, nếu là người bạn gửi email liên lạc lần đầu, thì một vài dòng giới thiệu về mối quan hệ giữa bạn và người gửi sẽ làm cho email trở nên thân thiện hơn với người nhận.
Ví dụ: 先日〇〇でお目にかかった株式会社みどりのファン・マイと申します。
以前、◍◍で名刺交換をさせていただいた株式会社みどりのファン・マイです。
◆ LƯU Ý KHI VIẾT 「趣旨」
- Tóm tắt một cách sơ lược, ngắn gọn nội dung muốn trao đổi, lý do gửi email sẽ giúpngười đọc nắm bắt nhanh được câu chuyện bạn muốn đề cập, tránh bị hiểu lạc đề và sẽ dễ bắt nhịp vào nội dung chính ở phần 本文 hơn.
- Đoạn này thường được viết ngay sau khi kết thúc tự giới thiệu và chào hỏi.
Ví dụ : ◍◍の件についてご連絡（ご報告・ご相談・ご提案）いたします。
本日のお打合せの結果について、ご報告いたします。
先日のお礼を申し上げたく、ご連絡いたします。
- Nếu bạn muốn người đọc trả lời, thì nên nói rõ ý đó để người đọc nắm được :
Ví dụ : お手数をおかけいたしますが、お返事を頂けると幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答をお待ちしております。
- Nếu nội dung email quá dài, thì hãy chốt 1 câu ở cuối 前文 để người đọc thông cảm:
Ví dụ : 長文になりますが、ご一読のほどお願い申し上げます。
どうか末文までお付き合いください。
◆ VÍ DỤ VỀ MỘT ĐOẠN 前文
株式会社あかいデパート
仕入部 松本様
いつも大変お世話になっております。
株式会社みどり 営業部のファン・マイです。
先日ご依頼を頂いた注文についてご連絡いたします。
II.Phần nội dung của email tiếng Nhật thương mại (本文)
Trong phần này, cần lưu ý nhất là phài TRÌNH BÀY DỄ NHÌN, NỘI DUNG MẠCH LẠC, vì khi đọc email trên máy tính, những email dài liên miên ko xuống dòng, ngắt đoạn, đọc mãi ko thấy ý chính là một cực hình với người đọc.
◆ Khi viết 本文 cần lưu ý:
- Một dòng ko quá 20 ~ 30 chữ (全角), hãy xuống dòng ở chỗ thích hợp.
- Tạo ra các khoảng trống ngắt đoạn khi kết thúc từng ý để người đọc dễ xem.
Tốt nhất nên cách dòng ngắt đoạn khi khi viết được từ 2- 5 dòng. - Hạn chế sử dụng quá nhiều chữ Kanji liên tiếp nhau, đặc biệt là những cụm
từ vốn được sử dụng phổ biến hiragana như :
有難うございます → ありがとうございます
宜しく御願い致します → よろしくお願いいたします。
◆ HÃY THỬ SO SÁNH HAI ĐOẠN EMAIL SAU, BẠN THÍCH EMAIL NÀO HƠN?
先日ご依頼を頂いた注文「社名入りペン」の見本が完成いたしましたので、是非松本様に現物をご確認頂き、ご意見・ご感想を聞かせていただきたいと思います。お忙しいところ恐れ入りますが、12月10日（水） 10～、12月11日（木）13時～、12月12日（金） 14時～のいずれかの日でお時間を頂けないでしょうか。
VS
先日ご依頼を頂いた注文「社名入りペン」の
見本が完成いたしましたので、
是非松本様に現物をご確認頂き、
ご意見・ご感想を聞かせていただきたいと思います。
お忙しいところ恐れ入りますが、
12月10日（水） 10時～、12月11日（木）13時～、
12月12日（金） 14時～のいずれかの日程で
お時間を頂けないでしょうか。
III.Phần kết thúc email tiếng Nhật thương mại (末文)
Nguyên tắc của business email là mở đầu bằng chào hỏi và kết thúc cũng là một câu chào hỏi, cảm ơn.
◆ Các cụm từ thường được dùng trong 末文
- 「よろしくお願いいたします。」 Đây là cụm từ được sử dụng phổ biến nhất, và có thể sử dụng với bất kì đối tượng nào. Tùy thuộc vào nội dung email là 提案 hay 依頼… mà có thể chọn các mẫu biến thể phù hợp:
以上、よろしくお願いいたします。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
ご協力のほど、よろしくお願いいたします
引き続きよろしくお願いいたします。 - Nếu nội dung phần 本文 khá ngắn gọn, chỉ dùng để báo cáo nhanh, thì có thể dùng:
取り急ぎ、ご報告まで
取り急ぎ、お知らせいたします。
Vì đây là email tiếng Nhật thương mại, được sử dụng trong các giao dịch làm ăn, vì vậy, nó sẽ khác biệt và mang tính chất trang trọng hơn so với các email thông thường. Khi viết loại email này, bạn cần chú ý một số điểm cơ bản sau:
– Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, không viết tắt
– Thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận bằng cách xưng hô phù hợp, chào hỏi trước và sau khi kết thúc email
-Viết ngắn gọn, sức tích vì những người kinh doanh thường không có nhiều thời gian để đọc những email tiếng Nhật thương mại dài dằng dặc
– Kiểm tra kỹ lưỡng xem đã đúng chính tả, còn thiếu sót gì không hay đã đính kèm file chưa trước khi gửi.
Việc viết một email tiếng Nhật thương mại không quá khó đúng không các bạn? Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ thực sự hữu ích đối với bạn để viết một email tieng nhat thuong mai đúng chuẩn, và phục vụ tốt cho công việc của mình.
|
TƯ VẤN DU HỌC – XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG NHẬT BẢN Ms Lê: 098.689.4309 – Ms Loan: 0989.746.988 Tòa nhà Suced, Số 108, Đường Nguyễn Hoàng, Mỹ Đình, Hà Nội; Số 2 Phố Tôn Thất Thuyết, Cầu Giấy, Hà Nội |